15 quy cách gửi email văn minh mọi nhân viên công sở nên biết

Tác giả Pachter đã phác thảo những nét cơ bản về quy cách gửi email hiện đại trong cuốn sách của bà “Theáchgửiemailvănminhmọinhânviêncôngsởnênbiếkết quả bóng đá ngoại hạng anh mới nhất Essentials Of Business Etiquette”. Những quy cách đôi khi bạn bỏ qua này lại cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

1. Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

“Mọi người thường quyết định có mở một email không dựa vào dòng tiêu đề” – Pachter nói. “Hãy chọn một tiêu đề giúp người đọc biết rằng bạn đang đánh đúng vào mối quan tâm của họ”.

2. Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên dùng địa chỉ email của công ty. Nhưng nếu bạn sử dụng email cá nhân, bạn cũng nên thận trọng trong việc chọn địa chỉ, Pachter khuyên.

Bạn nên có địa chỉ email là tên mình để người nhận biết chính xác ai đang gửi thư. Đừng bao giờ dùng những địa chỉ (có lẽ là còn sót lại của thời đi học) không phù hợp với công sở như “cobethienthan” hay “changtrailangtu”…

3. Nghĩ kỹ trước khi nhấn nút “Trả lời tất cả”

Không ai muốn đọc thư từ 20 người mà không liên quan gì tới mình. Chỉ nên “trả lời tất cả” khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách nên nhận được thư.

4. Một đống chữ ký

Hãy cho người nhận biết một số thông tin về bạn – Pachter đề xuất. “Nhìn chung, cái này sẽ khẳng định tên đầy đủ của bạn, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ, trong đó có số điện thoại. Bạn cũng có thể “quảng cáo” thêm một chút cho bản thân, nhưng đừng làm quá với những câu trích dẫn hay tác phẩm nghệ thuật”.

Hãy sử dụng cùng một phông chữ, cỡ chữ và màu sắc cho phần chữ ký – bà nói.

5. Sử dụng lời chào chuyên nghiệp

Đừng sử dụng những từ thông tục như “Này”, “Ê…”

Đây là những lời chào thân mật, và nói chung không nên sử dụng trong môi trường công sở. Bà Pachter khuyên rằng không nên gọi ai đó bằng tên tắt. “Hãy nói ‘Chào Michael’ trừ khi bạn chắc rằng anh ta thích được gọi là Mike hơn”.

6. Sử dụng ít dấu chấm than

Nếu bạn quyết định sử dụng một dấu chấm than, chỉ nên sử dụng nó để truyền tải sự khuyến khích – Pachter nói.

“Đôi khi mọi người hay đặt quá nhiều dấu chấm than ở cuối câu. Bức thư có thể quá cảm xúc hoặc có vẻ như thiếu sự trưởng thành. Dấu chấm than chỉ nên sử dụng rất hạn chế trong văn viết”.

7. Thận trọng với khiếu hài hước

Khiếu hài hước rất dễ bị hiểu sai nếu không kèm giọng điệu và nét mặt. Trong một trao đổi nghiệp vụ, tốt nhất là nên loại bỏ yếu tố hài hước trừ khi bạn biết rõ người nhận. Ngoài ra, đôi khi cái mà bạn cho là hài hước lại không hài hước với người khác.

Pachter nói: “Một điều gì đó rất buồn cười khi nói có thể lại rất khác khi viết. Khi bạn nghi ngờ điều đó, hãy bỏ nó đi”.

8. Hiểu rằng văn hóa khác nhau có thể nói và viết khác nhau

Hiểu nhầm có thể dễ dàng xảy ra do khác biệt văn hóa, đặc biệt là trong văn viết khi bạn không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của người kia. Hãy điều chỉnh thông điệp của bạn phù hợp với nền tảng văn hóa của người nhận.

Một nguyên tắc bạn luôn phải nhớ là ở những nền văn hóa như Ả Rập, Nhật Bản, Trung Quốc, người ta luôn muốn hiểu về bạn trước khi làm ăn với bạn. Ngược lại, những người Đức, Mỹ hay Scandinavian đưa ra quyết định rất nhanh.

9. Trả lời email – ngay cả khi email không chủ ý gửi cho bạn

Khi email vô tình gửi nhầm cho bạn, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì bạn nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.

Ví dụ, bạn có thể trả lời: “Tôi biết là anh đang rất bận, nhưng tôi không nghĩ rằng anh định gửi email này cho tôi. Và tôi muốn cho anh biết điều đó để anh có thể gửi lại đúng người”.

10. Soát lỗi sai chính tả

Có thể người nhận sẽ không chú ý những lỗi này, nhưng bạn vẫn nên đọc đi đọc lại email vài lần. Cũng đừng phụ thuộc vào phần mềm kiểm tra chính tả vì đôi lúc nó sai.

11. Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

“Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi bạn đang trả lời thư, tốt nhất là bạn nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn” – Pachter nói.

12. Gửi đúng địa chỉ người nhận

Pachter nói rằng hãy thận trọng khi gõ địa chỉ người nhận vào dòng “To”. “Rất dễ chọn sai tên. Nó có thể khiến bạn và người nhận email nhầm đều xấu hổ”.

13. Giữ phông chữ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của bạn nên để phông chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. “Nhìn chung, tốt nhất là bạn nên chọn cỡ chữ 10-12 và chọn phông dễ đọc như Arial, Calibri hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất” - Pachter khuyên.

14. Thận trọng với giọng điệu

Cũng giống như khiếu hài hước trong văn viết, khi không có biểu hiện khuôn mặt và giọng nói, giọng điệu cũng có thể dễ bị hiểu sai. Ý bạn nói là “thẳng thắn” thì họ sẽ hiểu thành “tức giận và cộc lốc”.

Để tránh điều này, Pachter đề xuất bạn nên đọc to thư của mình lên trước khi gửi. Nếu bạn thấy không ổn thì người nhận cũng cảm thấy như vậy.

15. Không có gì bí mật

Mọi tin nhắn điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà bạn sẽ không muốn mọi người nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho bạn hay khiến người khác tổn thương. Sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

• Nguyễn Thảo(Theo Business Insider)